تصور کنید، یک فنجان چای داغ به همراه نوت‌بوک مورد علاقه شما در کنارتان قرار گرفته‌است. فهرست کارهای خود را با دقت در اپلیکیشن مدیریت وظایف تنظیم نموده‌اید. تمامی طرح‌ها و ایده‌های خود را هم به درستی برنامه‌ریزی کرده‌اید و این‌طور که به نظر می‌رسد قرار است امور خود را با خلاقیت و مهارت زیادی به انجام برسانید.
همه این موارد ممکن است درمورد فرآیندها و کارکرد شما پاسخ‌گو نباشد. این رفتاری است که درمقابل آن مشتری قرار می‌گیرد. ممکن است ترجیج دهید از تجارب کسب‌وکارهای قدیمی استفاده کنید یا برای این موارد هزینه‌های هنگفتی را پرداخت نمایید، اما نکته‌ای که امروزه اهمیت زیادی دارد این است که پادشاه شما مشتری است. بنابراین برنامه کاری، نام تجاری و حتی نحوه مدیریت پروژه خود را باید با آنها تطبیق دهید.
شاید مدیریت پروژه‌های خلاقانه به نظر سخت بیاید، اما باید بدانید که برای مدیریت وظایف، به اشتراک‌گذاری محدودیت‌های زمانی و تصمیم‌گیری برای تغییر در پروژه، راه‌های بهتری نیز وجود دارد.
شاید زمان آن رسیده که بر نحوه مدیریت پروژه‌های خلاقانه خود تجدید نظر کنید. در ادامه با آی‌‌تی‌رسان همراه باشید.
هیچ اپلیکیشنی برای آن وجود ندارد
در حالت ایده‌آل، می‌بایست نرم‌افزاری وجود داشته باشد که بتواند پروژه را به نحو احسن مدیریت کند و همه امور مربوط به آن را کنترل نماید، تا بدین وسیله بتوانید تمرکز بیشتری روی کار خود داشته باشید. هنگامی که با محدودیت زمانی برای انجام وظایف مواجه می‌شوید، بهتر است که آنها را به قسمت‌های کوچکتر تقسیم‌بندی کنید و مشتریان را از مدت زمانی که به انجام پروژه آنها می‌پردازید، مطلع کنید.
در دنیای واقعی، همه چیز خوش‌بینانه به نظر نمی‌رسد. ده‌ها نرم‌افزار مدیریت پروژه وجود دارند که هرکدام ویژگی و جریان کاری خاص خود را شامل می‌شوند. هریک از آنها به نوبه خود عمکرد مناسبی را فراهم می‌کنند و ممکن است که فقط شما یکی از آنها را قبول داشته باشید.
این امکان نیز وجود دارد که ابزار شما کاملا با نیازهای مشتری سازگار و هماهنگ باشد، اما به احتمال فراوان، در آینده به نرم‌افزاری احتیاج پیدا کنید که هیچ وقت کاربرد خود را از دست نمی‌دهد و آن چیزی نیست جز سرویس ایمیل!
ایمیل: قوی‌ترین ابزار برای پروژه
کوچکترین وجه اشتراکی که در مورد ایمیل می‌توان گفت این است که همه افراد از آن استفاده می‌کنند. مهم نیست که این برای نرم‌افزار مدیریت پروژه شما به کار رود، کاربرد گفت‌وگو محور داشته باشد یا اینکه برای دریافت بازخورد مورد استفاده قرار گیرد.
بنابراین لازم است که به آن اهمیت بیشتری بدهید. اپلیکیشن‌های مدیریت پروژه ممکن است که برای مدیریت امور مختلف طراحی شده باشند، اما نمی‌توانند کارایی این سرویس را برای شما فراهم کنند.
ساخت یک سیستم مدیریت پروژه
با توجه به صحبت‌های فوق، باز هم نمی‌توانید همه چیز را به ایمیل بسپارید. به اشتراک‌گذاری پوشه‌ها، کنترل نسخه‌های مختلف برنامه و دریافت نظرات برخط مشتریان دلایل موجهی برای آن است.
گردش‌کاری مورد بسیار مهمی است که وجود آن برای یک سیستم مدیریت پروژه حیاتی است. جریانهای کاری ساختار فعالیت شما، نیازهایی که قرار است به آنها پرداخته‌شود و زمان مورد نیاز برای تکمیل وظایف را نشان می‌دهند.
دو راه اصلی برای سازماندهی امور وجود دارد: یکی براساس مهلت زمانی است و دیگری با توجه به جریان کاری بیان می‌شود. نمودارهای گانت، فهرست کارها و زمان‌بندی آنها در اولویت هستند: آنها آنچه را که باید انجام شود و زمان مورد نیاز هریک را نشان می‌دهند. وجود تخته کانبان با به کارگیری ایده جامع و خالص، برای جریانهای کاری شما لازم است: آنها جایگاه هر وظیفه را مشخص می‌کنند و زمان تکمیل هرکدام را تعیین می‌نمایند. استفاده از چارچوب اسکرام (Scrum) انعطاف‌پذیری بیشتری را روی مدیریت زمان به شما می‌دهد، در حالی که بهره‌مندی از متودولوژی پرینس۲ (PRINCE2) و سایر سیستم‌های مدیریت پیشرفته گردش‌کاری شما را سخت‌تر می‌کنند.
یافتن مجموعه‌ای از ابزارها به جای استفاده از یک ابزار
شاید نامعقول‌ترین روش برای یافتن اپلیکیشن‌ها، برنامه‌ریزی برای پیدا کردن نرم‌افزاری است که بتواند به انجام همه امور بپردازد. هنوز در اغلب اوقت بهترین نرم‌افزارها آن‌هایی هستند که برای اهداف به خصوصی طراحی شده‌اند.
ابزارهای ساده انعطاف‌پذیری بهتری را برای کار با مشتری فراهم می‌کنند. به عنوان یک نقطه نظر مشترک بین همه افراد بهتر است با سرویس ایمیل کار خود را آغاز کنید. بعد از آن، نیازهای مشتریان را بسنجید و برای پاسخ به هرکدام، مجموعه‌ای از ابزارها را ایجاد نمایید.
ممکن است به جای استفاده از ابزار، این روند را توسط خودتان مدیریت کنید یا حتی شاید بخواهید مشتریان خود را در جریان امور قرار دهید. آنچه که اهمیت دارد کار و وظیفه شماست. توسط نرم‌افزار تنها می‌توانید فهرستی از امور مورد نیاز را در اختیار داشته باشید.
اطلاع‌رسانی امور
دریافت بازخورد موضوع بسیار مهمی است که بخشی از موفقیت یا شکست وظایف مورد نیاز مشتری را اعلام می‌کند. بهتر است به دفعات و به طور منظم این کار را انجام دهید.
به عنوان مثال، گروه Stampede Design برای این منظور، ابزارهایی را برای گفت‌وگو، مدیریت پروژه و به اشتراک‌گذاری فایل‌ها ایجاد کرده‌اند طوری که همه این‌ها با یکدیگر هماهنگ باشند.
با توجه به نیازهای موجود، ممکن است که استفاده از ایمیل برای دریافت بازخورد به اندازه کافی مناسب باشد. برای دریافت نظرات ویژه، ابزارهایی مانند InVision می‌توانند مفید واقع شوند.
حفظ سازماندهی موارد مختلف
جریانهای کاری باعث می‌شوند تا هیچ مرحله‌ای از فرآیند در حال انجام، فراموش نشود. مهلت زمانی، مسیر پروژه را تعیین می‌نماید، اما این سازماندهی امور است که شکست یا موفقیت کار را مشخص می‌کند.
یکی از مزایای استفاده از یک برنامه منحصر به فرد برای پروژه، این است که حفظ سازماندهی کارها را آسان‌تر می‌کند. صندوق ایمیل شما ممکن است پر از رسید‌ها و پیام‌هایی باشد که پاسخی به آنها نداده‌اید و نامنظم به نظر بیاید، اما زمانی که دسته‌بندی اپلیکیشن‌های مورد نیاز خود و مشتری را تهیه نمودید، باید دقت کنید که هرکدام از آنها را در جایگاه مناسبی قرار بدهید. ممکن است برای این کار به آزمون و خطا احتیاج داشته باشید، اما با کمی تلاش می‌توانید زمام پروژه‌های بزرگ و سنگین را در دست بگیرید.
مدیریت پروژه به هنر رؤسا، علم آنها، منابع انسانی و تلاش برای انجام امور به بهترین شکل مربوط می‌شود. مهارت‌های شما زمانی خود را نشان می‌دهند که برای یک مشتری جدید کار می‌کنید یا لازم است کارفرمای خود را برای بازطراحی سایت شرکت متقاعد نمایید.
انجام این امور مراحل سختی را در پیش ندارد. با ممارست در کار، قادر هستید تا به طور موثر پروژه‌های خود را مدیریت کنید، آنها را به فروش برسانید و به نحو احسن با تیم خود همکاری داشته باشید و در نهایت بتوانید پروژه‌های بعدی را با سرعت و کیفیت بهتری به پایان برسانید.
