تکنولوژی‌های جدید به سرعت رشد می‌کنند بنابراین کسبوکارها به پویایی و انعطاف‌پذیری بیشتری نیاز دارند، در این شرایط در زمینه سیستم‌های اطلاعاتی یا به اصطلاح نرم افزارهای سازمانی هم نسبت به گذشته نیازمندی‌های متفاوت‌تری وجود دارد. سینا حسن‌پور؛ مدیر پشتیبانی فنی همکاران‌سیستم در این باره می‌گوید: در شرایط امروز استفاده بهینه از سیستم‌های اطلاعاتی مستلزم ویژگی‌هایی چون دسترسی آسان، امنیت بیشتر و هزینه به‌صرفه است.
در گذشته دسترسی بدون محدودیت جغرافیایی برای طیف محدودی از سازمان‌ها اهمیت داشت. ماهیت کار در این سازمان‌ها به شکلی بود که مدیران یا کارکنان در خارج از سازمان باید به سیستم‌ها دسترسی داشتند. اما امروزه برای تعداد بیشتری از سازمان‌ها نیاز به دسترسی بدون محدودیت جغرافیایی پر‌رنگ‌تر از پیش است. مثلا در شرایط شیوع ویروس کرونا کارکنان درخواست دورکاری داشتند و بسیاری از کسبوکارها به دنبال بکارگیری امکانات دورکاری در سیستم‌های سازمانی بودند.
از دیگر الزامات سیستم‌های اطلاعاتی، امنیت بالا است. اطلاعات مبنا و اساس تصمیم‌گیری‌های سازمان است بنابراین اهمیت حفظ امنیت اطلاعات سازمان برکسی پوشیده نیست. همیشه موضوعاتی مثل امکان نفوذ در اطلاعات، از بین رفتن یا تحت تاثیر قرار گرفتن اطلاعات توسط ویروس‌ها، دسترسی به اطلاعات محرمانه از دغدغه‌های همیشگی سازمان‌ها بوده است.
موضوع دیگری که برای بسیاری از سازمان‌ها به ویژه کسب‌و‌کار‌های کوچک و متوسط اهمیت بیشتری دارد، بحث به‌صرفه بودن هزینه‌ها است. در استفاده از سیستم‌های عملیاتی غالبا دو نوع هزینه وجود دارد؛ هزینه‌های اولیه خرید سیستم، زیرساخت و تجهیزات لازم و هزینه دیگر مربوط به موضوعات نگهداشت سیستم‌ها و زیرساخت‌ها است. هزینه‌های نگهداشت در سیستم‌های عملیاتی معمولا مشهود نیست و شاید یکی از دلایل آن، این است که اقدامات لازم و کافی برای نگهداری از سیستم‌ها و زیرساخت‌ها صورت نمی‌گیرد.
موضوع دیگری که به ویژه در شرایط امروز بسیار پر رنگ شده بحث تداوم کسبوکارها است. محدوه فعالیت سازمان‌ها دیگر محدود به شهر یا منطقه خاصی نیست بلکه بسیاری از کسبوکارها به صورت کشوری یا حتی جهانی فعالیت می‌کنند. بنابراین حادثه یا اتفاق در یک نقطه یا در یک ناحیه مشخص نباید کل کسب و‌کار را متوقف کند از طرفی زمانی که سیستم‌های عملیاتی قابل استفاده نباشد عملا کل سازمان متوقف می‌شود. منظور از سیستم‌های عملیاتی صرفا نرم‌افزارهای سازمانی نیست بلکه مجموعه موضوعات مرتبط با it است که امکان استفاده از سیستم‌ها را فراهم می‌کند. در بسیاری از سازمان‌ها هر دقیقه توقف سیستم‌های عملیاتی و اطلاعاتی می‌تواند خسارت‌های بالایی به بار بیاورد، بنابراین نرم‌افزارهای سازمانی صرف نظر از اتفاقاتی که در محیط می‌افتد ضروری است که همیشه در دسترس باشند تا تداوم کسب‌و‌کار را حفظ کنند.
در استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی چند انتخاب برای سازمان‌ها وجود دارد؛ استفاده از سیستم به صورت on-premises که در این حالت همه موضوعات مربوط به سیستم، داده، سرور و زیرساخت‌ها بر عهده سازمان خواهد بود، علاوه بر آن طی سال‌های گذشته سیستم ابری رواج یافت. در حالت saas یا به اصطلاح نرم افزار ابری عملا همه موضوعات مرتبط با نگهداری از زیرساخت و حتی پشتیبان‌گیری از اطلاعات بر عهده شرکت ارائه‌دهنده خدمات ابری است. بنابراین شرکت‌ها از این طریق این امکان را خواهند داشت که به جای تمرکز بر موضوعات زیرساخت، بر اهداف اصلی کسب‌و‌کارشان تمرکز کنند.
در ادامه به مقایسه الزامات استفاده بهینه از سیستم‌های اطلاعاتی در سیستم‌های ابری و غیر ابری می‌پردازیم.
امکان دسترسی آسان یکی از مهم‌ترین موضوعاتی بود که به عنوان یکی از ویژگی‌های اساسی نرم افزارهای سازمانی در شرایط امروز برشمرده شد. در حالت سیستم‌های غیر ابری یا on-premise برای استفاده از مزیت دسترسی بدون محدودیت، چند راه وجود دارد مثلا استفاده از نرم‌افزارهای شبیه ساز وب که در واقع به کاربر این امکان را می‌دهد که تصویری از از نرم افزار را در محیط وب ببینند، یا استفاده از خدمات مجازی سازی نرم افزار که در حقیقت لایه دیگری به کار اضافه می‌کند. اجرای vpn های داخلی هم راه دیگری است که در این حالت امکان استفاده از نرم افزار در خارج از سازمان را برای کارکنان فراهم می‌کند که در این مدل باید پهنای باند را تا حد زیادی افزایش داد. اما در حالت استفاده از سیستم‌های ابری عملا به هیچ تنظیمات خاصی نیازی نیست و ماهیت سیستم به شکلی است که امکان دسترسی بدون محدودیت را از هر جایی و در هر زمانی فراهم می‌کند. راهکاران ابری همکاران سیستم تا بیش از 95% دسترسی را تضمین می‌دهد.
بحث دیگری که به عنوان مهم‌ترین دغدغه سازمان‌ها از آن یاد شده، موضوع امنیت اطلاعات است. برای حفط امنیت اطلاعات چه در حالت ابری چه غیر ابری حداقل‌هایی وجود دارد که در راس آن یک تیم متخصص است. استفاده از سخت افزار و نرم افزارهای فایروال، وف، آنتی ویروس‌های خاص سرور و تنظیمات ویژه‌ای که صرفا توسط یک تیم متخصص قابل اجرا و پیاده‌سازی است. دریافت آپدیت‌های سیستم، تست نفوذ دوره‌ای، تعریف سیاست‌های امنیتی مثل سطح دسترسی کاربران و اجرای ممیزی از جمله حداقل حفظ موضوعات امنیتی است که توسط تیم it هر سازمان لازم است اجرا شود. اما در فضای ابری مسئولیت تمام موضوعات امنیتی مربوط به حفظ اطلاعات بر عهده شرکت ارائه‌دهنده خدمات ابری است. گواهینامه‌های امنیتی مصداقی برای رعایت این حداقل‌ها است. راهکاران ابری دارنده گواهینامه‌های ISMS، Iso27001 است. از طرفی در همکاران سیستم تیم متخصصی فعال است که مشخصا به موضوعات امنیتی در سازمان‌ها می‌پردازند بنابراین تخصص و مهارت بیشتری در این کار دارند.
راهکاران ابری همکاران سیستم به عنوان یک نرم‌افزار ERP بر بستر رایانش ابری شرایطی را فراهم می‌کند که سازمان‌ها در کنار مزایایی مثل دسترسی آسان و هزینه‌ای کمتر در محیطی امن از یک نرم افزار حرفه‌ای بهره ببرند. همچنین در شرایط شیوع ویروس کرونا برای پیاده‌سازی سیستم از راه دور، همکاران سیستم زیرساخت‌هایی فراهم کرده است که استقرار راهکاران ابری با بالاترین کیفیت و در کمترین زمان ممکن انجام شود. همچنین این امکان وجود خواهد داشت که با استفاده از دوره‌های آموزشی آنلاین، پرسنل سازمان آموزش‌های لازم را ببینند.
