با نفوذ تکنولوژی در زندگی روزمره، سبک جدیدی از به انجام رساندن کارها را شاهد هستیم. دورکاری واژه‌‌ای است که این روزها به دلیل شیوع ویروس کرونا بر سر زبان‌ها افتاده است. شرکت‌های بسیاری در ایران، همانند سایر کشورهای توسعه‌یافته و در حال توسعه، سعی کرده‌اند خود را با فضای پدید آمده تطبیق دهند. این شرکت‌ها ضمن تلاش برای حفظ بازدهی خود، با مشکل کاهش نقدینگی مواجه هستند. در این مقاله به معرفی و بررسی ابزارهایی می‌پردازیم که به کسب‌وکارها کمک خواهد کرد تا علاوه بر حفظ بازدهی در هنگام دورکاری، بهبود عملکرد نیز داشته باشند. همچنین به فرهنگ استفاده از این ابزارها نیز خواهیم پرداخت.
۱. ترلو (Trello)
یکی از نرم‌افزارهای که به تیم‌ها کمک می‌کند تا بازدهی خود را افزایش دهند، نرم‌افزار ترلو است. تقریبا عده‌ی کمی از افراد هستند که با این نرم‌افزار آشنایی نداشته باشند. میزان کاربرد این نرم‌افزار، با توسعه مفهوم نحوه‌ی کار و تعامل کان‌بانKanban) ) در مهندسی نرم‌افزار ارتقا پیدا کرد و به سایر صنایع راه پیدا کرد.
به صورت خلاصه کاربری ترلو را می‌توان در برنامه‌ریزی همه‌جانبه و تحلیل نیازمندی‌ها خلاصه نمود. در یک نگاه کلی، می‌توان ترلو را نماینده‌ی تمامی نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه معرفی کرد. آسانا (Asana)، MSP و جیرا (JIra) از دیگر نرم‌افزارهای تحلیل‌نیازمندی و تقسیم کار در تیم‌ها محسوب می‌شوند.
یکی از بخش‌هایی که نرم‌افزارهای مدیریت تیم و برنامه‌ریزی پوشش نمی‌دهند، ارزیابی زمانی و عملکرد است. هنگام دورکاری، حفظ عملکرد و شفافیت تیمی دو امر حیاتی برای بقای کسب‌وکارها محسوب می‌شوند. دورکاری با فرهنگ مناسب، حتی می‌تواند به بازدهی بیشتری نسبت به کار عادی بیانجامد. به وسیله‌ی ویش کلاک شما می‌توانید ساعات کاری خود و تیم‌تان را به صورت هوشمند محاسبه کنید، اینکه از چه نرم‌افزارهایی استفاده کرده‌اید و میزان بازدهی شما در این زمان‌ها به چه اندازه بوده است جملگی از قابلیت‌های این نرم‌افزار محسوب می‌شوند. تمامی این مسائل با صرف کم‌ترین زمان صورت می‌پذیرد. کافیست در نرم‌افزار تحت سیستم‌عامل خود بر روی شروع کلیک نمایید، تا ویش کلاک در فضای ابری به صورت خودکار ساعات کاری شما را مورد ارزیابی قرار دهد. ویش کلاک به شما این قابلیت را می‌دهد تا ساعاتی را که پشت سیستم نیستید ثبت کنید. علاوه‌بر این، شما می‌توانید به واسطه‌ی داده‌های بدست آمده، قضاوت‌های صحیحی از تیم‌کاری‌تان داشته باشید.
ویش کلاک به شما این اطلاعات را می‌دهد که تا چه میزان تخصیص منابع صحیح بوده‌است، چه کسانی بیشترین میزان کارکرد و یا بازدهی را داشتند و چه میزان زمان برای جلسات صرف شده است. برخلاف نمونه‌های مشابه خارجی یعنی hubstaff و rescuetime که مبالغ بالایی را در ازای ارائه خدمت از کاربر دریافت می‌کنند، بسیاری از خدمات ارائه شده در این پلتفرم رایگان می باشد و پلن‌های مالی آن با توجه به پرداخت ریالی قابل قیاس با رقبای خارجی نیست. علاوه بر این تمامی خدمات به مدت یک ماه کاملا رایگان می‌باشد.
۳. اسکایپ (Skype)
جلسات کاری همواره یکی از بخش‌های مهم در کسب‌وکارها محسوب می‌شود. این موضوع برای دوران دورکاری نیز مصداق دارد. جلسات منظم کاری و آگاهی از وضعیت تمامی اعضای تیم از مسائلی‌ست که توسط نرم‌افزارهای تشکیل جلسات مجازی، به آن پاسخ داده‌شده‌است. اسکایپ و نرم‌افزارهای مشابه که تحت سیستم‌عامل هستند، مانند نرم‌افزار زوم (Zoom) به شما کمک خواهند کرد تا بتوانید جلسات را در فضای مجازی نیز برقرار نمایید. در اسکایپ همچنین امکان تعامل اعضا و ایجاد ارتباط موثر نیز وجود دارد. همچنین این قابلیت وجود دارد که افراد هنگام ارائه، صفحه نمایش خود را با دیگران به اشتراک بگذارند و به صورت آنلاین، موضوعات متفاوت را مورد تحلیل و بررسی قرار دهند.
۴. کلاکیفای (Clockify)
نرم‌افزار کاربردی دیگری که در هنگام دورکاری موثر است، نرم‌افزار کلاکیفای است. این نرم‌افزار مانند یک زمان‌سنج می‌تواند زمان صرف شده برای کارهای مختلف را اندازه‌گیری کند. در کلاکیفای شما باید به صورت دستی نام برنامه‌ها را وارد کنید، بر خلاف ویش کلاک که به صورت کاملا خودکار این کار را انجام می‌دهد. علاوه‌بر آن کلاکیفای در رابطه با میزان بازدهی شما اظهار نظری نخواهد داشت و عملاً یک نوع خودارزیابی است.
۵. اسلک (Slack)
حفظ تعامل سازمانی در داخل شرکت‌ها، به‌صورت مجازی یکی از مسائل مهم تلقی می‌شود. شرکت اسلک که سریعترین رشد را در میان استارت‌آپ‌ها در سال ۲۰۱۶ تجربه کرد، با تمرکز بر تعاملات سازمانی در جهت رفع این نیاز سازمان‌ها تلاش کرده‌است. همزمان با گسترش دورکاری، میزان استفاده از این نرم‌افزار نیز رشد پیدا کرده‌است. این تعاملات در کشور ما، در نرم‌افزار تلگرام صورت می‌گیرد، چرا که تلگرام بسیاری از امکانات مورد نیاز برای یک تعامل سازنده‌ی مجازی را به کاربران می‌دهد.
در پایان به یاد داشته باشید که نام ابزارها باعث تفاوت‌شان نمی‌شود، بلکه عامل تمایز ابزارها با یکدیگر کاربری آن‌هاست. اینکه شما از تلگرام استفاده می‌نمایید یا اسلک، امر مهمی نیست، اما اینکه شما با اعضای خود در فضای مجازی یک ارتباط موثر داشته باشید، امری حیاتی و مزیتی اساسی محسوب می‌شود.
