در این مقاله نیز به بررسی پارامترها و ویژگی های مختلف بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد پرداخته شد. با مطالعه این مطلب می توانید با شناخت و آگاهی بهتر اقدام به خرید نرم افزار مورد نظرتان نمایید. همچنین در صورت لزوم برای آشنایی بیشتر می توانید با کارشناسان مجموعه کسرا تماس گرفته و سوالات خود را در این زمینه با کارشناسان مطرح کنید تا خرید بهتری داشته باشید.
هر کسب و کاری که راه اندازی می شود، برای ارائه خدمات به مشتریان یا مراجعین لازم است که تعدادی پرسنل استخدام کند. بر اساس نوع حوزه کاری این کارمندان در ساعات یا شیفت های مختلف در محل کار حاضر شده و در زمان مقرر از محل کار خارج می شوند. بنابراین پس از یک ماه لازم است که بر اساس میزان ساعات کاری و حضور آن ها در محل کار، حقوق و دستمزدشان پرداخت شود. به همین منظور یکی از اقدامات ضروری و مهمی که برای رسیدگی به امور مالی کارکنان و پرسنل، و همچنین بهبود بهره وری و کنترل هر چه بهتر آن ها می توان انجام داد، استفاده از نرم افزار حضور و غیاب و همچنین کنترل تردد در محل کار است.
خوشبختانه امروزه انواع نرم افزارهای حضور و غیاب و دستگاه های کنترل تردد با ویژگی ها و مشخصات مختلف وجود دارد. بنابراین بر اساس نیاز و کاربرد مورد نظر می توانید دستگاه و نرم افزار مورد نظرتان را خریداری کنید. به همین منظور در ادامه این مطلب در مورد نکات مهم انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب و کنترل تردد برای کسب و کارها صحبت خواهیم کرد.
نرم افزار حضور و غیاب و کنترل تردد چیست؟
نرم افزار حضور و غیاب یک سیستم مدیریت کسب و کار است که به مدیران امکان نظارت و مدیریت بر عملکرد کارمندان و پرسنل را می دهد. همچنین با استفاده از داده ها و اطلاعات موجود در نرم افزار، امکان محاسبه کردن حقوق و دستمزد پرسنل، پیگیری بهره وری کار کارمندان، و تجزیه و تحلیل کردن روند کار نیروی انسانی وجود دارد.
نرم افزار و حضور و غیاب خوب چه ویژگی هایی دارد؟
در گذشته کارمندان برای این که زمان حضور آن ها در محل کار و همچنین زمان خروج خود را ثبت کنند، از دفاتر بزرگ استفاده می کردند. این دفتر معمولا بین همه کارمندان با یک دیگر مشترک بود. به همین دلیل ممکن بود به دلایل مختلف کارمندان فراموش کنند که زمان ورود و خروج را ثبت کنند. همچنین ممکن بود خطاها و اشتباهات مختلفی در روند محاسبه کردن حقوق و دستمزد آن ها رخ دهد. نرم افزارهای حضور و غیاب علاوه بر این که امکان ثبت زمان حضور و غیاب را برای کارمندان فراهم می کنند، امکانات و بخش های قابل ملاحظه و مطلوب دیگری نیز دارد. مهم ترین ویژگی های یک نرم افزار حضور و غیاب خوب شامل موارد زیر است:
- سهولت استفاده از نرم افزار حضور و غیاب
یکی از مهم ترین نکاتی که زمان خرید و انتخاب نرم افزار حضور و غیاب باید به آن توجه کافی داشته باشید، سهولت استفاده از نرم افزار است. نرم افزار باید به گونه ای باشد که بخش های مختلف آن انعطاف پذیر بوده و کارمندان به راحتی بتوانند اطلاعات مربوط به ورود و خروج خود را در آن ثبت کنند. همچنین کارمندان کار کردن با آن را به راحتی یاد بگیرند.
- امکان شخصی سازی نرم افزار
یکی دیگر از ویژگی های مهم یک نرم افزار با کیفیت این است که در صورت لزوم امکان و اعمال ایجاد تغییر، سفارشی سازی یا اعمال تنظیمات شخصی وجود داشته باشد. در واقع پیکر بندی نرم افزار باید بدین صورت باشد که نظارت و تشخیص داده های مربوط به عملکرد کارکنان به راحتی امکان پذیر باشد. چون هر سازمان تعدادی کارمند با وظایف مختلف یا شیفت های متفاوت دارد.
- قابلیت اتصال به نرم افزارهای دیگر
یک نرم افزار حضور و غیاب و کنترل تردد خوب باید امکان متصل کردن سایر نرم افزارهای دیگر از جمله نرم افزار حقوق و دستمزد به آن وجود داشته باشد. همچنین این نرم افزار باید به کارمندان و مدیر مجموعه امکان دهد که ساعات اضافه کاری، کسر کار، مرخصی ها، حقوق و مزایا، بٌن و … را در آن ثبت کنند.
- ارائه نرم افزار و اپلیکیشن اختصاصی
کارمندانی که در یک سازمان یا اداره دولتی یا خصوصی استخدام می شوند، هر کدام ممکن است دسترسی های مختلفی به تلفن همراه یا لپ تاپ شخصی و … داشته باشند. از طرفی برخی از کارمندان ممکن است به صورت دور کاری با شرکت فعالیت کنند یا زمان زیادی از کار خود را در ماموریت باشند. بنابراین برای نظارت هر چه بهتر بر عملکرد این کارمندان نیز یک نرم افزار خوب باید اپلیکیشن هم داشته باشد. وجود اپلیکیشن اختصاصی برای تلفن های همراه اندروید و IOS باعث می شود که کارمندان به راحتی و در هر شرایطی ورود و خروج خود را ثبت کنند.
- ارائه گزارش های مفید
یکی از مهم ترین مزایای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب و کنترل تردد، این است که مدیران می توانند با استفاده از گزارش هایی که در اختیار آن ها قرار می دهد، بر عملکرد کارکنان، وقت شناسی و حضور به موقع نظارت و کنترل داشته باشند. همچنین امکان مشاهده کردن ساعت های کاری ماهانه پرسنل، اضافه کاری، کسری کار و همچنین تجزیه و تحلیل کردن عملکرد کارمندان به بهترین نحو وجود دارد. بنابراین هیچ سوال و ابهامی در ذهن مدیران برای عملکرد کارمندان باقی نمی ماند. همچنین کارمندان نیز می توانند به صورت دقیق از حقوق و دستمزد خود مطلع شوند.
- امکان تعریف شیفت کاری
یکی از گزینه ها و پارامترهای مهم برای انتخاب نرم افزار حضور و غیاب این است که امکان استفاده از آن برای مشاغل مختلف به ویژه مشاغلی که پرسنل به صورت شیفتی کار می کنند، وجود داشته باشد. با این ویژگی مدیران می توانند بر اساس کار کارمندان شیفت های مختلف را برای آن ها تعریف و مشخص کنند. با این کار امکان مدیریت کردن کارمندان برای مدیر نیز آسان تر خواهد شد.
جمع بندی
تنوع در تولید انواع نرم افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد سبب شده که مدیران زمان انتخاب بهترین نرم افزار مورد نظر تردید یا مشکل داشته باشند. به همین منظور زمان خرید توصیه می شود، ابتدا نیاز سنجی کرده و بر اساس حوزه کاری که در آن فعالیت می کنید، تعداد کارمندان و پرسنل و همچنین بودجه ای که در اختیار دارید، نرم افزار مناسب و کاربردی مورد نظرتان را انتخاب کنید. در این مقاله نیز به بررسی پارامترها و ویژگی های مختلف بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد پرداخته شد. با مطالعه این مطلب می توانید با شناخت و آگاهی بهتر اقدام به خرید نرم افزار مورد نظرتان نمایید. همچنین در صورت لزوم برای آشنایی بیشتر می توانید با کارشناسان مجموعه کسرا تماس گرفته و سوالات خود را در این زمینه با کارشناسان مطرح کنید تا خرید بهتری داشته باشید.
