شاید برای شما هم پیش آمده باشد که در برابر انجام کارهای فهرست شده مقاومت کنید، چراکه در این حالت انعطاف پذیری شما کاهش پیدا می‌کند. اما به تدریج با توجه به گرفتاری‌های زندگی روزمره و کاری، اجرای این وظایف اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، طوری که حتی علی‌رغم میل باطنی خود، برنامه‌ریزی دقیقی را تنظیم می‌کنید.
با نگاهی به تجربیات گذشته، در می‌یابیم که این روش آن‌چنان کار دشواری نیست. در واقع، برای این موضوع می‌توان حداقل به ۳ مزیت روانی در نوشتن لیستی از وظایف بااهمیت اشاره کرد که حتی در صورت عمل نکردن به آن‌ها، تاثیر مثبت خود را نشان می‌دهد.
نوشتن باعث می‌شود تا از لحاظ ذهنی کارها ساده به نظر بیایند
تهیه لیستی از وظایف مورد نیاز مانند نگارش نکات مهم یک کتاب یا سخنرانی است که در حال گوش دادن به آن هستید. هنگامی که یادداشت برداری می‌کنید، لازم است تا اطلاعات مهم را از سایرین تفکیک کنید، خلاصه‌ای از آن را در ذهن نگه دارید و سپس آن را روی کاغذ بیاورید. بسیاری از مطالعات نشان می‌دهند که یادداشت برداری به ما کمک می‌کند تا اطلاعاتی را که می‌شنویم تجزیه و تحلیل کنیم و آن را به خاطر بسپاریم. این کار از حالتی که تنها به گوش دادن یا خواندن اکتفا می‌کنیم، بهتر خواهد بود.
نوشتن لیست وظایف یک تجربه ذهنی مشابه را در پی دارد. حتی اگر برای اولین بار زمان زیادی را برای تفکر در مورد کارهای خود صرف می‌کنید، طراحی فهرست و اولویت‌بندی اقلام موجود در آن شما را مجبور به انجام کار بیشتری می‌کند.
این موضوع اهمیت بالایی دارد. مغز شما تصمیم می‌گیرد که کدام قسمت از وظایف به زمان بعد موکول شود، و به همین ترتیب چه میزان از کارها به جلو بیفتد، بنابراین علاه بر اینکه از نظر ذهنی دسته‌ای از اطلاعات را مدیریت می‌کنید، آن‌ها را بهتر حفظ خواهید کرد.
به همین دلیل است که گاهی اوقات، یادآوری آنچه که فهرست کرده‌اید از زمانی که حتی نگاهی به آن نکرده‌اید بسیار آسان‌تر است.
برنامه‌ریزی، چکیده اهداف شما را به وظایف منسجم تبدیل می‌کند
برای اکثر افراد، چالشی که در محل کار وجود دارد این نیست که تمام ساعت روز مشغول کار باشند. آن‌ها نیاز دارند تا تصویر واضحی از پروژه‌هایی را که انجام داده‌اند بدست بیاورند. چکیده اهدافی که برای رسیدن به آن‌ها در یک دوره ماهانه یا هفتگی امیدوار هستید، اغلب اوقات گسترده هستند. با این وجود، مشکل اصلی زمانی است که می‌خواهید بدون تقسیم اهداف به مجموعه‌ای منسجم از اقدامات روزانه، هفتگی و ماهانه، به آن‌ها دست پیدا کنید.
فرض کنید تصمیم به نگارش یک کتاب گرفته‌اید. بدون زمان‌بندی برای تحقیقات اولیه، نوشتن مطالب و سرانجام ویراستاری کتاب، نمیتوانید آن را به درستی انجام دهید. طراحی برنامه‌ای از “اهداف فرعی” شما را به سمت موارد بزرگتر سوق می‌دهد و در رسیدن به موضوع اصلی کمک شایانی می‌کند.
با تفکر درباره این وظایف کوچک، برداشتن گام‌هایی که در ابتدای کار بعید به نظر می‌رسیدند، آسان‌تر خواهد شد. تا زمانی که به طور جدی درمورد رسیدن به این موارد فکر نکیند، دید واضحی بدست نخواهید آورد. بنابراین حتی اگر دستور کاری شما در رسیدن به اهداف تغییر پیدا کرد، روند فکر کردن درباره مراحلی که در آینده در پیش خواهید داشت، انجام وظایف کنونی را راحت‌تر می‌کند.
با این روش می‌توانید موارد غیر ضروری را که دیده نمی‌شوند از بین ببرید
لیست انجام وظایف ممکن است به دلایل مختلفی ناتمام بماند. حواس‌پرتی در محل کار، جریان ناامید کننده وظایف روزانه و فراموشی مداوم قرارهای ملاقات از جمله این عوامل هستند.
اما زمانی که وظایف خود را روی کاغذ می‌نویسید، برای انجام سایر کارهایی که روی تقویم یادداشت کرده‌اید، زمان‌های باقی‌مانده را بهتر پیدا خواهید کرد. این رویکرد، خود یک تمرین مفید برای مقابله با وقفه‌هایی است که همیشه با آن‌ها روبه‌رو می‌شوید. بدین وسیله از حالت واکنشی که در ذهن شما ممکن است شکل بگیرد جلوگیری می‌شود و مجبور خواهید شد تا به فکر مسایل درازمدت باشید. اگر همچنان جای خالی در تقویم‌تان دیده می‌شود، برای انجام وظایفی که در چند هفته آتی باید انجام دهید برنامه‌ریزی کنید.
همچنین ممکن است با کمبود فضا در تقویم کاری خود مواجه شوید. آنچه که اتفاق افتاده نشان از این دارد که وظایف کم‌اهمیتی را که در کنار کارهای بسیار مهم قرار گرفته‌اند به خوبی تفکیک نموده‌اید.
در صورتی که دستتان در تنظیم برنامه زمان‌بندی باز باشد، بدین معنی خواهد بود که می‌بایست عناصر اصلی موجود در روز کاری خود را مجددا اولویت‌بندی کنید. اگر برنامه خود را با توجه به مقررات فرد دیگری پیش می‌برید، سعی کنید که آن‌ها را در بالای فهرست قرار دهید. مقاصد اصلی خود را مشخص کنید و زمان کافی برای انجام و رسیدن به آن‌ها را در تقویم خود ذکر نمایید.
نکته‌ای که در اینجا وجود دارد این است که بدون نوشتن پیش‌نویس سریع از فهرست وظایف نمیتوانید به موارد فوق دست پیدا کنید. با این وجود، حتی اگر آن را به خوبی سازمان‌دهی نکرده‌اید و برخی از اقلام آن غیر ضروری به نظر می‌رسند، هنوز هم موفق شده‌اید تا گام اصلی برای شروع جریان را بردارید. به این ترتیب، قادر خواهید بود تا نسبت به آنچه که در آینده قرار است اتفاق بیفتد، چشم‌انداز بهتری داشته باشید.
