همیشه اطلاعات، یکی از مهمترین مولفه‌های کمپانی‌ها، شرکت‌ها و یا کسب و کار شماست.
از اطلاعات مشتریان شما گرفته تا ایمیلهای مهم، یا حتی دیتابیس مربوط به صورت حساب‌ها و فاکتورهای شما، همه و همه حیاتی و مهم هستند.
در ابتدا مهمترین توصیه ما به شما، تهیه نسخه پشتیبان از این اطلاعات مهم است. البته بحث ما اینجا چیز دیگریست، بسیاری از کمپانی‌ها و شرکت‌ها و یا حتی یوزرها اقدام به تهیه این پشتیبان می‌کنند اما به علت بروز خطاهایی کوچک در روند تهیه این بک‌آپ، اطلاعات خود را از دست می‌دهند.
اگر شما به دنبال حفظ اطلاعات مهم و حیاتی خود هستید، یکی از بهترین راه‌های موجود این است که از اشتباهات بوجود آمده توسط سایر کاربران مطلع شده و سعی در رفع آنها نمایید.
خب، پس بد نیست تا کمی با ما باشید!
1- اولین اشتباه، هنوز هیچ پشتیبانی گرفته نشده است!
معمولا این حس، زمانی بروز می‌کند که شما یا دچار فاجعه‌ای در کار خود می‌شوید و یا اینکه به دنبال گسترش کسب و کارتان هستید، پس به فکر تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات خود می‌افتید. در یک مطالعه در سال 2011، محققین به این نتیجه رسیدند که تنها 60 درصد از صاحبان کار و سرمایه اقدام به تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات کرده‌اند و سایرین یا نسخه‌ای تهیه نکرده‌اند و یا اینکه فقط از سیستم‌های اصلی و مرکزی خود پشتیبان گرفته‌اند. این بدان معناست که اگر حادثه‌ای رخ دهد، گروهی در حدود 40 درصد اطلاعات خود را از دست می‌دهند و گروهی نیز نیز تمامی آنچه را دارند، دیگر نخواهند داشت، به همین سادگی !
2- دومین اشتباه، غفلت از سیستم های خانگی!
کسب و کار و تجارت به سرعت در حال گسترش است، آن هم با حجم عمده از کارمندانی که در خارج از دفتر اصلی شرکت در حال فعالیت هستند و یا با سیستم‌های شخصی خود کارهایشان را رفع و رجوع می‌کنند ( مثلا دورکاری)، افرادی که معمولا به کارهای خانگی مشغول هستند و یا اینکه از سیستم‌های خانگی و شخصی خود جهت انجام امور استفاده می‌کنند، معمولا حجم زیادی از اطلاعات مهم و حیاتی را بر روی سیستم‌های خود ذخیره می‌کنند. بنابراین وقتی شرکت‌ها اقدام به تهیه نسخه پشتیبان می‌کنند، گاه فراموش می‌کنند تا از اطلاعاتی که بر روی سیستم‌های شخصی کارکنان خود ذخیره شده است نیز پشتیبان تهیه نمایند.
البته باید این نکته را هم ذکر کرد که در بسیاری از صنایع، قوانینی وجود دارد که کاربرانی را که به صورت روزانه با اطلاعات سر و کار دارند را ملزم به تهیه نسخه‌های پشتیبان به صورت روزانه می‌کنند. پس اگر از آن دسته شرکت‌هایی هستید که دارای کارمندان و اپراتورهای خانگی هستند، در هنگام تهیه نسخه‌های پشتیبان، سیستم‌های آنان را فراموش نکنید!
3- سومین اشتباه، عدم پشتیبان گیری از اطلاعات به صورت مداوم
اطلاعات شما، روز به روز در حال تکمیل شدن و افزایش است، پس باید سعی کنید تا از آنها به صورت متناوب نسخه‌های پشتیبان تهیه کنید. چون تهیه بکاپ، امری است زمان‌بر، پس شانس از بین رفتن آنها نیز در حین این عمل زیاد است.
اگر شما در کسب و کار خود، سالانه یکبار اقدام به تهیه پشتیبان بدون چک کردن مداوم آن از اتفاقات و حوادث غیر مترقبه می نمایید، مطمئن باشید که اطلاعات فعلی شما، کاملا ناقص، غیر قابل دسترس و منقضی شده است. پس در صورت آسیب دیدن این نسخه های پشتیبان، ریکاوری کردن و بازگرداندن آنها، به دلیل نقص آنها امری کاملا بی فایده است.
مهمترین سوالی که در اینجا مطرح می‌شود این است که اصولا هر چند وقت یکبار باید برای تهیه پشتیبان از اطلاعات مهم و ضروری اقدام کرد؟ خب، برای کسب و کارهای کوچک، تهیه یک بک‌آپ کامل از تمامی اطلاعات، به صورت هفتگی توصیه می‌شود. اما اگر کار شما، مرتبط با ارباب رجوع و یا مشتریان زیاد است، این امر باید بر اساس یک روند منظم و متناوب صورت گیرد که در این صورت تهیه بک‌آپ روزانه برای شما، بهترین گزینه موجود خواهد بود.
4- چهارمین اشتباه، استفاده از روش‌های قدیمی جهت گرفتن بک آپ
اگر هنوز از روش‌هایی چون رایت کردن بر روی سی دی و یا دی وی دی برای گرفتن نسخه‌های پشتیبان خود استفاده می کنید، می‌بایست آرام آرام این روند را متوقف سازید. این حافظه‌های فیزیکی، به راحتی قابل دزدیده شدن، گم شدن و حتی در موارد حادتر، سوختن و یا نابود شدن در حوادث غیر مترقبه است. پس شما باید سعی کنید تا جهت این امر مهم، به سمت حافظه‌های جدیدتر کوچ کنید، حافظه‌هایی همانند فضاهای ابری!
در واقع باید این را گفت که دیگر نیاز نیست همانند قدیم حافظه‌ها و فضاهای لازم در دستان شما باشد، می‌توان به راحتی از فضاهای مجازی استفاده کرد، حتی در اوقاتی که ممکن است شما مجبور باشید بدون استفاده از اینترنت اوقات خود را سپری کنید! با بکار گرفتن راه‌های مختلف و متفاوت، شما می‌توانید از اینکه تمامی اطلاعات مهم و حیاتی شما در امنیت هستند و هیچ وقت از بین نخواهند رفت، اطمینان حاصل کنید!
نظر شما چیست؟ آیا راه‌های بهتری سراغ دارید؟
مرسی عزیزم ، عالی بود