workflow چیست و چه کاربردهایی دارد؟

Workflow چیست؟ بر اساس ویکی‌پدیا، Workflow متشکل از الگوهای نظام‌مند و قابل تکرار فعالیت کسب‌و‌کارها بوده که این کار با سازماندهی سیستماتیک منابع به داخل فرایندی که در آن مواد تغییر شکل داده، خدماتی فراهم شده و یا اطلاعاتی پردازش شده، انجام می‌شود. به زبان ساده‌‎تر می‌توان گفت که منظور ویکی‌پدیا از Workflow، گام‌هایی هستند که در فرایند انجام کار، طی خواهند شد. در ادامه قصد داریم تا پاسخ پرسش ” workflow چیست ” را بیشتر گسترش دهیم.

workflow چیست ؟

Workflow یا همان گردش کار کسب‌و‌کارها، یک فرایند تکرارپذیر از مجموعه‌ای از وظایف بوده که باید به ترتیب خاصی انجام شوند. می‌توان این موضوع را همانند شروع از مرحله اول و ادامه دادن کار تا مرحله آخر و اتمام آن، در نظر گرفت.

Workflowها جهت اطمینان از انجام همیشگی کار به شیوه درست، مفید هستند. برای مثال، شاید شما بخواهید که یک Workflow را جهت فرایند آشناسازی کارمندان جدید شرکت خود، تعریف کنید. بدین ترتیب می‌توانید مطمئن شوید که کارمندان جدید، اطلاعات موردنیاز را دریافت کرده و همچنین با سیاست‌ها و منابع موردنیاز جهت انجام کار خود، آشنا می‌شوند.

در این مقاله قصد داریم تا به پاسخ پرسش “Workflow چیست؟” پرداخته و همچنین توضیح دهیم که چرا Workflow می‌تواند برای کسب‌و‌کار شما مفید باشد. علاوه بر این، مثال‌هایی را هم جهت شروع، برای شما خواهیم آورد.

این مطلب را نیز بخوانید: درس‌هایی در مورد کسب و کارهای آنلاین که در دوران قرنطینه آموختیم

تاریخچه‌ای مختصر از گردش کار فرایندها

مفهوم Workflow به فردریک تایلر (Frederick Taylor) و هنری گانت (Henry Gantt) باز می‌گردد. این دو، دو مهندس مکانیک در اوایل قرن بیستم میلادی بودند. تایلر و گانت سعی داشتند که کارایی صنایع را افزایش دهند. تحقیقات آن‌ها به سمت مطالعات زمان و حرکت کشیده شد. آن‌ها سعی می‌کردند که زمان موردنیاز جهت اتمام یک وظیفه و یا مجموعه‌ای از کارهای ترتیبی را پیدا کرده و در نتیجه حرکات زائد را در این بین حذف کنند. این دو در ادامه فرایندی را تعریف می‌کردند که کارمندان نیز جهت کارایی هر چه بیشتر، باید آن‌ها را دنبال می‌کردند.

علاوه بر این، هنری گانت اقدام به تهیه نمودار گانت نمود. این یک نمودار میله‌ای بود که جهت ردیابی بصری وظایف و نقاط عطف موجود در زمان‌بندی یک پروژه، مورد استفاده قرار می‌‌گرفت. دهه‌ها از نمودار گانت جهت مدیریت پروژه‌های عظیم استفاده می‌شد. از موارد کاربرد این نمودارها می‌توان به پروژه‌های Hoover Dam و سیستم بزرگراه Interstate Highway اشاره کرد.

همزمان با رشد صنعت و ساخت‌وساز، نیروی کار نیز افزایش یافت. نمودار گانت به مدیران کسب‌و‌کارها کمک می‌کرد که روش‌های ساده و بهینه انجام کار را پیدا کنند. با استفاده از این نمودارها، مدیران می‌توانستند که به فهم و ردیابی موارد زیر بپردازند.

• وظایفی که باید انجام شوند.
• هر کسی مسئول انجام چه وظیفه‌ای است.
• مدت زمان موردنیاز جهت تمام کردن هر وظیفه.

درک این اطلاعات باعث می‌شود که آسان‌تر بتوان فرایند انجام کار را ساده‌تر کرد. بدین ترتیب می‌توان مطمئن شد که تخصیص کارکنان به کارها، به‌درستی انجام شده و همچنین منابع کافی جهت کامل کردن وظایف نیز وجود دارند.

چرا کسب‌و‌کارها به Workflow نیاز دارند؟

در پاسخ به سوال Workflow چیست باید بدانید که اصلا این ویژگی چه کاربردی دارد. شاید نسبت به کاری که باید انجام شود، ایده خوبی داشته باشید. شاید هم علاقه‌مند باشید که از یک فرایند خاص پیروی کنید. چنین موضوعی قابل درک است، زیرا مردم معمولا به تغییر علاقه‌ای ندارند. گاهی اوقات مردم در یک زندان فکری گیر می‌افتند. قضیه از این قرار است که آن‌ها فکر می‌کنند چون یک کار پیش‌تر به همان روش صورت گرفته، پس بهترین راه انجام آن نیز، همان روش است.

به هر حال به دلایلی که در زیر به آن‌ها اشاره می‌کنیم، بهتر است که یک Workflow را برای رویه‌های رایج، ایجاد کنید. در زیر به دلایل انجام چنین کاری می‌پردازیم.

بهبود عملیات کسب‌و‌کارها

با مشخص کردن گام‌ها و توالی‌های موردنیاز جهت انجام یک وظیفه، مدیران کسب‌و‍‌کارها می‌توانند مطمئن شوند که کار توسط اشخاص درست، به شیوه درست و در محدود زمانی مناسب، انجام می‌شود.

یک Workflow می‌تواند برای یک شخص و یا گروهی از مردم که نقش‎‌ها و کارهایشان به یکدیگر وابسته بوده نیز طراحی شود. به‌عنوان مثال، یک Workflow ساده می‌تواند فرایند تصدیق محتوا در یک راهنمای نصب نرم‌افزار را مشخص کند.

1. یک نویسنده فنی، دستورالعمل‌های نصب مبتنی بر اطلاعات جمع‌آوری شده از متخصصان موضوعی را مستندسازی می‌کند.
2. سند ایجاد شده جهت بازبینی، برای متخصص (متخصصان) موضوعی فرستاده می‌شود.
3. در ادامه تغییرات بر اساس بازبینی انجام شده، در سند اعمال می‌شوند.
4. سند جهت بازبینی نهایی، فرستاده می‌شود.
5. حال سند پذیرفته و یا رد می‌شود.
6. در صورت رد سند، نویسنده در پیش‌نویس‌ خود تجدیدنظر کرده و سپس آن را مجددا تسلیم می‌کند.
7. در صورت قبول، سند منتشر خواهد شد.

نوشتن گام‌ها، به خودی خود یک Workflow نیست، اما می‌توان آن را یک شروع خوب به حساب آورد. قالب‌بندی و مصور کردن گردش‌ کار همانند مثال زیر، به سایرین نیز کمک می‌کند این فرایندها را درک کرده و در نتیجه کسب‌و‌کار شما، کارایی بهتری داشته باشد.

این مطلب را نیز بخوانید: 6 نکته مهم برای انتخاب دامنه مناسب با کسب و کار شما (ویدئو اختصاصی)

از بین بردن پردازش و فعالیت‌های اضافی

استارتاپ‌ها نسبت به شرکت‌های بزرگ،‌ فرایندهای کوچک‌تر و کمتری جهت انجام دادن دارند. با استفاده از نمودار گردش کار و به‌روزرسانی آن همزمان با رشد شرکت، به‌آسانی می‌‎توانید موارد زائد را شناسایی و حذف کنید. طبیعتا انجام این کار با این روش، آسان‌تر از سعی در ردیابی جریان کار با استفاده از چشم است.

به‌کارگیری مدیریت Workflow در امور روزانه، به شما این امکان را می‌دهد که تمامی فرایند را از ابتدا تا انتها، مشاهده کنید. همچنین از این طریق می‌توانید آسان‌تر نسبت به ادغام تغییرات جهت بهبود گردش کار و خلاص شدن از شر گام‌ها، نقش‌ها و فعالیت‌های غیر ضروری، اقدام کنید.

کاهش هزینه‌های عملیاتی

یک نمودار گردش کار باعث می‌شود که بتوانید بهترین رویه‌ها را مشخص کرده و در نتیجه عملیات کسب‌و‌کار خود را ساده‌سازی کنید. از آنجایی که فرایندها ساده‌تر شده و کارها سریع‌تر پیش می‌روند، پس شاید بفهمید که جهت انجام کار، به منابع کمتری نیاز دارید. بدین ترتیب می‌توانید هزینه‌ها را کاهش و سود را افزایش دهید، زیرا همچنان می‌توانید که به هدف‌های خود دست یافته و در عین حال نیز منابع کمتری مصرف کنید.

واکنش سریع به مسائل و مشکلات

سال‌ها پیش (مثلا دهه 80 میلادی)، اگر قرار بوده که گردش کاری (یا همان فلوچارت) رسم شود، آنگاه این کار بر روی کاغذ انجام می‌شد. اعمال تغییرات در این نمودار باید به‌صورت روزانه صورت می‌گرفت. به همین دلیل کسب‌و‌کارها نمی‌توانستند سریعا و به‌صورت منعطف، به تغییرات بازار و دگرگونی نیازهای مشتریان، واکنش نشان دهند. در نتیجه این امر نیز معمولا شرکت‌ها، روش‌های قدیمی را همچنان در پیش می‌گرفتند.

از آنجایی که اقتصاد رو به جهانی شدن هر چه بیشتر رفته و محدوده شرکت‌های نیز از مرزهای جغرافیایی کشور خود خارج شده بود، پس ضروری بود که کسب‌و‌کارها جهت دوام آوردن در این بازار جهانی، درک بهتری از فرایند و گردش کارهای خود داشته باشند. این در حالی بود که فرایند تهیه Workflowها، خسته کننده و هنوز مبتنی بر کاغذ بود. به همین دلیل تاریخ انقضای گردش‌های کار پس از انتشار و به‌کارگیری، به‌سرعت تمام می‌شد.

در دهه 90 میلادی، نرم‌افزارهای ایجاد و مدیریت Workflowها به وجود آمدند. این بار دیگر از کاغذ مستقیما استفاده نمی‌شد و ذخیره و اعمال تغییرات در گردش کارها نیز تنها با چند کلیک امکان‌پذیر بود. تا سال 2005، سیستم‌های مدیریت گردش کار مبتنی بر نرم‌افزار، با اضافه شدن ابزارهای BPMN (مدل‌سازی فرایند کسب‌و‌کار و یادداشت‌برداری)، بیش از پیش‌ رایج شدند.

انتقال Workflow‌ها و مدل‌سازی کسب‌و‌کارها به داخل نرم‌افزارها، باعث شد تا مدیران آسان‌تر بتوانند تغییرات را در دیاگرام‌های خود اعمال کرده و در نتیجه تنها با چند کلیک، به تغییرات محیط واکنش نشان دهند.

این مطلب را نیز بخوانید: چگونه صاحب یک کسب و کار موفق باشیم؟!

خودکار کردن فرایندها

مشاهده گردش کار فرایندهای کسب‌وکارها، می‌تواند شما را در پیدا کردن محل‌هایی که امکان خودکار کردن آن‌ها وجود دارد، یاری برساند. به‌عنوان مثال، رویه‌های مربوط به مشتری‌مداری معمولا نیازمند اقداماتی از قبیل ایمیل و پیشنهادات خاصی بوده تا بدین وسیله بتوان مشتری را به خرید مجدد تشویق کرد. این نوع از خودکارسازی سبب می‌شود که فروشندگان بتوانند بر روی پیدا کردن مشتریان جدید تمرکز کرده و سپس اجازه دهند که همکاران آن‌ها، به مشکلات مربوط به خریداران بپردازند.

یک Workflow‌ می‌تواند در زمینه پیدا کردن اموری که می‌توان آن‌ها را خودکار کرد، به شما کمک کند، همانند فرستادن یک آیتم کاری از یک کارمند به دیگری (در فرایندهایی که جهت انجام یک کار، باید چند نفر به ترتیب خاصی عمل کنند). خودکارسازی، اموری همانند تحلیل عملیات کسب‌وکارها، مشاهده گرایش‌ها، آمادگی برای ریسک و برنامه‌ریزی جهت توسعه را آسان‌تر می‌سازد.

نمونه‌هایی از Workflow‌

طراحی گردش کار یک فرایند، به نقش‌ها و یا تشکیلات خاصی در داخل یک سازمان محدود نمی‌شود. Workflow‌ برای هر بخشی که بخواهد امور خود را با کارایی هر چه بیشتر به اتمام برساند، مفید خواهد بود. از این بخش‌ها می‌توان به مهندسی، بازاریابی، تولید، HR، فروش، آی‌تی و عملیات، اشاره کرد.

در این مقاله به سوال Workflow چیست پاسخ دادیم و گفتیم که چه کاربردهایی دارد. شما در رابطه با Workflow چه دیدگاهی دارید؟ نظرات خودتان را با ما به اشتراک بگذارید.