مدیریت کردن تیم‌ها به‌صورت از راه دور، یک چالش اساسی است. معمولا اعضای چنین تیم‌هایی در مناطق زمانی گوناگون زندگی کرده و بنابراین جهت اینکه بخواهید کارهای آن‌ها را با یکدیگر سازگار و هماهنگ کنید تا همگی به سوی هدف موردنظر حرکت کنند، باید موانع مختلفی را پشت سر بگذارید. در این مطلب قصد داریم که نکاتی را در اختیار شما قرار دهیم تا بتوانید تیم خود را بهتر از راه دور مدیریت کنید.
1. زمان کار را به‌درستی تعیین کنید
در تیم‌هایی که اعضای آن‌ها در مناطق مختلف زمانی زندگی می‌کنند، مدیریت زمان مسئله‌ای مهم است. در چنین تیم‌هایی باید زمان کار به‌گونه‌ای تعیین شود که مناسب تمامی اعضا باشد. چنین قضیه‌ای هم در رابطه با جلسات هفتگی و هم در رابطه با ارتباطات روزمره، بسیار حائز اهمیت است. اگر فاصله زمانی اعضای گروه شما از یکدیگر، یک الی 2 ساعت باشد، آنگاه تعیین زمانی که همه اعضای تیم بتوانند در آن فعالیت کنند، چندان دشوار نخواهد بود.
2. ساعات کاری منعطفی داشته باشید
هنگامی‌که شخصی از خانه کار می‌کند، در واقع علاوه بر وظایف کاری خود، شاید مجبور باشد که از کودکان و بزرگسالان نیز مراقبت کند. به همین دلیل بهتر است که چنین موضوعی را در نظر داشته باشید و شرایط اشخاص را درک کنید. در چنین مواردی بهتر است که به اعضای تیم خود اجازه دهید که در طول روز، ساعات کاری منعطفی داشته باشند. در چنین سناریویی، شما توجه خود را از ساعات کاری برداشته و در عوض به حجم کار شخص توجه می‌کنید.
این مطلب را نیز بخوانید: چگونه در مایکروسافت Teams به ایجاد و مدیریت آنلاین تیم‌ها بپردازیم؟
اگر این آزادی عمل را در اختیار کارکنان خود قرار ندهید، آنگاه به احتمال زیاد فشار را بر روی آن‌ها افزایش داده و در نتیجه بازدهی آن‌ها را پایین می‌آورید. در این رابطه ابزارهایی وجود دارند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید بفهمید که یک شخص، چه مقدار زمان را به یک وظیفه و یا پروژه خاص، اختصاص داده است.
3. در تعیین اهداف دقت کنید
یکی دیگر از نکات مهم پیرامون مدیریت تیم از راه دور، به اهداف تعیین شده باز می‌گردد. اگر هدفی نداشته باشید، آنگاه تشکیل تیم نیز فعالیتی عبث خواهد بود. اهداف تعیین شده شما باید 5 ویژگی مشخص بودن، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی بودن، مربوط بودن و همچنین محدود به زمان بودن را دارا باشند.
4. کاری کنید که افراد تیم در قبال وظایف خود مسئولیت‌پذیر باشند
از آنجایی که در مدیریت تیم از راه دور، نظارت عینی و ظاهری وجود ندارد، پس عجیب نیست که افراد شما نیز تاحدودی در پذیرش مسئولیت کم‌کاری کنند. بنابراین در عین اینکه باید به کارمندان خود تاحدودی خود مختاری بدهید، باید حواستان به مسئولیت‌پذیری آن‌ها نیز باشد. بدین ترتیب هم کارها انجام می‌شوند و هم اینکه اعضای تیم نیز از مدیریت شما راضی خواهند بود که دومی به نوبه خود می‌تواند بازدهی را افزایش دهد.
5. پیشرفت پروژه را به‌صورت گروهی بازبینی کنید
پس از شروع پروژه، باید حواستان نیز به روند پیشرفت آن باشد. برخی از پروژه‌ها حتی به اتمام نیز نمی‌رسند. به همین دلیل ردیابی جریان پیشرفت یک پروژه می‌تواند شما را در پیشگیری از چنین مواردی، یاری برساند. بهتر است که روند پروژه را به‌صورت تیمی مورد بازبینی و ارزیابی قرار داده و ببینید که نظر اعضا در این باره چیست. هنگامی‌که تمامی اعضای تیم همکاری کنند، آنگاه آسان‌تر می‌توان نقشه راه را دنبال کرد و پروژه را سر وقت به اتمام رساند.
6. زمانی را به آموزش و بازخورد اختصاص دهید
در هنگام کار از راه دور، یادگیری از همکاران و دریافت بازخوردهای آن‌ها، بسیار کم رنگ خواهد شد. جهت جبران این کمبود باید زمانی را به مبحث آموزش اختصاص داده تا اعضا از یکدیگر یاد بگیرند. از کارمندان خود بخواهید که به‌صورت داوطلبانه در زمینه‌هایی که تبحر دارند، به سایرین نیز آموزش دهند. چنین جلسه‌هایی می‌توانند توانایی‌های نظری و عملی اعضای تیم را بهبود بخشیده و در نهایت روند پیشرفت پروژه را نیز تسریع کنند.
7. شفافیت بیشتری داشته باشید
جهت افزایش بازدهی باید محیط کاری شما شفاف بوده اطمینان و اعتماد در آن وجود داشته باشد. با مرتب ارتباط برقرار کردن با اعضای تیم خود می‌توانید برای آن‌ها یک الگو باشید. در هنگام اتخاذ تصمیم‌های بزرگ نیز بهتر است که از تمامی کارکنان، نظرسنجی کنید.
8. اعمال سیاست درهای باز
شاید برخی از اعضای تیم به‌راحتی نتوانند در مورد یک قضیه در فضای مجازی صحبت کنند. حال شما باید اعضای تیم خود را به این قضیه تشویق کرده و محیطی را برای آن‌ها فراهم آورید که در آن احساس امنیت کنند. می‌توانید نشست‌های یک-به-یک را با اعضای تیم ترتیب دهید. بدین ترتیب آن‌ها می‌توانند راحت‌تر و به‌صورت شفاف‌تر در مورد قضایا به بحث بپردازند. همچنین باید صراحتا به آن‌ها بگویید که می‌توانند با مدیران تماس گرفته و در رابطه با هر چیزی با آن‌ها صحبت کنند. همچنین بهتر است که راه‌کاری را در نظر بگیرید که کارکنان از طریق آن بتوانند نظرات خود را به‌صورت ناشناس، به اشتراک بگذارند.
9. سعی کنید که درگیری‌ها را سریعا حل کنید
شاید برایتان عجیب باشد، اما درگیری و تعارض در میان تیم‌های آنلاین نیز می‌تواند رخ دهد. اگر سریعا چنین مشکلاتی را حل نکنید، آنگاه این قضیه اعضای تیم را اذیت خواهد کرد. در این رابطه نیز باید در مورد مشکل به اندازه کافی تحقیق کرده و سپس بدون درنگ، مسئله را حل کنید.
10. تیم خود را پرورش دهید
پرورش تیم یکی از کارهای بسیار مهمی است که در مدیریت یک تیم به‌صورت از راه دور باید در نظر داشته باشید. پرورش تیم یکی از فعالیت‌های مهمی است که از طریق آن می‌توانید تیم خود را جهت کار بر روی یک هدف مشترک، ترغیب کنید. اعضای تیم‌های آنلاین از ارتباط چشمی محروم هستند و به همین دلیل در اکثر مواقع احساس انزوا و تنهایی می‌کنند. بنابراین بهتر است که فعالیت‌هایی را در نظر بگیرید تا توانایی‌های تیم را در این زمینه بهبود بخشید.
این مطلب را نیز بخوانید: گوگل میت چیست؟ آموزش برگزاری کنفرانس و ارتباط تصویری با گوگل میت
اگر رویدادهای آنلاینی را برای اشخاص تازه وارد در نظر بگیرید، آنگاه بهتر می‌توانند با سایر اعضای تیم هماهنگ و صمیمی شوند. از جمله کارهایی که می‌توانید در این رابطه انجام دهید می‌توان به مسابقه اطلاعات عمومی، داستان سرایی، تمرین‌های تیمی، رمز و راز قتل مجازی و یا حتی بازی‌های آنلاین اشاره کرد.
