فواید اتوماسیون اداری برای کسب و کار شما

اتوماسیون اداری چه کمکی به کسب و کار و سازمان‌ها می‌کند؟ از مزایای اتوماسیون اداری برای کسب و کارها اطلاع دارید؟ در این مقاله به بررسی فواید استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و برخی از ویژگی‌های مهمی که هنگام خرید اتوماسیون اداری و پیاده سازی آن باید به دنبال آنها باشید، خواهیم پرداخت.

 

امروزه سازمان‌های زیادی از برنامه‌ها و نرم‌افزارهایی خاص برای خودکارسازی امور اداری خود استفاده می‌کنند و از این طریق از مزایای اتوماسیون آگاه شده‌اند. با این حال، خودکارسازی امور تنها از طریق پیاده‌سازی یک سیستم اتوماسیون اداری به دست می‌آید.

 

اتوماسیون اداری چه کمکی به کسب و کارها می‌کند؟

سیستم‌های اتوماسیون اداری، راهکارهایی هستند که با استفاده از سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای کامپیوتری، انتقال داده‌ها را بین سیستم‌ها و بدون مشارکت یا مداخله انسان‌ها امکان‌پذیر می‌کنند. اتوماسیون اداری با ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندهایی مانند حسابداری، مدیریت داده‌ها، آموزش، مدیریت تجهیزات و کارهای مختلف اداری، حجم کار سازمانی را به شدت کاهش می‌دهد.

استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری صرفا به معنای حذف کاغذبازی نیست. بلکه قابلیت‌های دیگری مانند حفظ کلیه اسناد مربوط شرکت و مکاتبات با مشتریان را در یک سیستم مدیریت اسناد فراهم می‌کند. این سیستم علاوه بر کمک به حفظ محیط زیست، ابزاری قدرتمند برای حذف فرآیندهای دستی، شناسایی گردش‌کارهای ناکارآمد و تسهیل تصمیم‌گیری‌های آگاهانه هستند.

مزایای اتوماسیون اداری برای کسب و کارها چیست؟

برخی از مزایای پیاده‌سازی یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب عبارتند از:

• افزایش دقت

همه ما انسان‌ها اشتباه می‌کنیم و این خطاها نیاز به اصلاح داشته و منجر به تعویق کار می‌شوند. بنابراین نه تنها موجب ناکارآمدی می‌شوند، بلکه در مواردی مانند اشتباهی اضافه کردن یک رقم بیشتر هنگام پرداخت مبالغ، ممکن است باعث ایجاد هزینه نیز بشوند. این اشتباهات اگر جدی باشند، می‌توانند منجر به ایجاد مشکلات امنیتی، عدم رعایت مقررات و حتی جریمه و مجازات بالقوه بشوند. اما سیستم‌های اتوماسیون، اگر به درستی پیاده‌سازی شده باشند، اشتباه نمی‌کنند. سیستم‌ اتوماسیون اداری با کاهش دخالت‌های انسانی در فرآیند انتقال داده‌ها، احتمال وقوع خطا را به حداقل می‌رسانند.

• کاهش هزینه‌ها

کاهش هزینه‌ها از دیگر فواید استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری است. با خودکارسازی فرآیندهای پیچیده در کسب و کار، دیگر نیازی به هزینه کردن زیاد و استخدام نیروی انسانی جهت انجام آنها نخواهید داشت. در نتیجه، هزینه‌های عملیاتی مجموعه شما کمتر می‌شود و بهره‌وری و حاشیه سود آن بالاتر می‌رود.

• استفاده بهینه از زمان و منابع

اتوماسیون به کسب و کار شما اجازه می‌دهد با مقدار نیروی کار کمتر، دستاوردهای بیشتری داشته باشد. همچنین، با حذف فرآیندهای خسته‌کننده و وقت‌گیر، کارکنان می‌توانند وقت خود را صرف انجام کارهای ارزشمندتر کنند. به عنوان مثال، اتوماسیون اداری با حذف کاغذ باعث می‌شود که نیازی نباشد تا کارمندان زمان زیادی را صرف جمع‌آوری اسناد مهم، وارد کردن اطلاعات آنها به سیستم یا پرکردن تعداد بی‌شماری فرم کاغذی کنند. تحقیقات نشان می‌دهد که 78 درصد از مدیران بر این باور هستند که اتوماسیون اداری می‌تواند تا 3 ساعت از وقت کارکنان اداری را در روز آزاد کند.

• تسهیل ذخیره و مدیریت اسناد

یکی دیگر از مزایای اتوماسیون اداری برای کسب و کارها، آسان شدن ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد است. سیستم‌های اتوماسیون اداری ذخیره‌سازی اسناد سازمانی را ساده می‌کنند و امکان نظارت و کنترل بر آنها را از طریق سیستم مدیریت مستندات (DMS) فراهم می‌کنند.

نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر، یکی از بهترین نمونه‌های مدیریت و ذخیره سازی اسناد و مدارک است و از زیر سیستم‌‌های اصلی نرم‌‌افزار اتوماسیون ‌کسب و کار فراگستر محسوب می شود. در این نرم‌افزار کاربران امکانات ویژه‌ای به منظور مدیریت و نگهداری از مستندات سازمانی، نقشه‌‌های فنی و فرم‌های سازمانی در اختیار خواهند داشت. این نرم‌افزار با رعایت ملاحظات امنیتی قابلیت‌هایی از جمله: تعریف ساختار بایگانی، تعیین و انتساب تگ به اسناد، ورود انبوه مستندات، جستجوهای پیشرفته و گزارشات متنوع در خصوص وضعیت مستندات را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌سازد.

• گزارش‌های آماری و تصمیمات آگاهانه‌تر

سیستم‌های اتوماسیون اداری، دسترسی به مجموعه داده‌های بزرگ، گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها را برای کسب و کارها ممکن می‌کند. این مساله، امکان اتخاذ تصمیمات آگاهانه‌تر را فراهم می‌کند. همچنین مجموعه ها می‌توانند با تجزیه و تحلیل داده‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد، میزان دستیابی به اهداف سازمانی را سنجیده و تنگناها و ناکارآمدی‌های موجود را شناسایی کنند.

• بهبود فرآیند کسب و کار

سیستم‎‌های اتوماسیون اداری با بهبود فرآیندهای کسب و کار، به آنها کمک می‌کنند تا عملکرد خود را بهینه کنند، کیفیت محصولات یا خدمات خود را بهبود ببخشند و قوانین را بیش از گذشته رعایت کنند. توانایی بهبود فرآیندهای کسب و کار قابلیتی است که سیستم‌های اتوماسیون اداری را از نرم‌افزارهای ساده و معمول اتوماسیون همچون ترلو متمایز می‌کند.

ویژگی‌های مهم یک سیستم اتوماسیون اداری

برنامه‌ها و نرم‌افزارهای متعددی وجود دارند که وعده بهبود کارایی سازمان از طریق اتوماسیون‌ سازی را می‌دهند. اما همانطور که قبلا گفتیم، اتوماسیون اداری متفاوت از استفاده از برنامه‌های پراکنده برای خودکارسازی تعدادی وظایف خاص است. برای اتوماسیون‌سازی معنای واقعی، به یک راهکار جامع اتوماسیون اداری نیاز است که ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

1. مدل‌سازی فرآیند و طراحی گردش‌کار

از مزیت‌های مهم برای هر سیستم اتوماسیون اداری، داشتن قابلیت مدل‌سازی گردش‌کار و ویرایش آن برای بهینه‌سازی بیشتر است. راهکار اتوماسیونی که انتخاب می‌کنید باید به شما این امکان را بدهد که در عرض چند دقیقه یک گردش‌کار دقیق ایجاد کنید. راهکار‌های اتوماسیون موفق، آنهایی هستند که امکان طراحی گردش کار را به صورت آسان برای شما فراهم می‌کنند و مدل‌سازهای مورد استفاده در آنها همانند سیستم‌عامل‌های موجود با کشیدن و رها کردن کار می‌کنند.

اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر به عنوان بهترین اتوماسیون اداری در ایران، از قابلیت فرم‌ساز پشتیبانی می‌کند و به شما اجازه می‌دهد تا به سادگی تمامی فرم‌ها و فرآیندهای سازمانتان را الکترونیکی کنید. این فرم‌ساز، نسخه بومی شده نرم‌افزار جهانی و قدرتمند پروسس‌میکر (ProcessMaker) است که با استفاده از آن می‌توانید فرآیندها را بدون دانش برنامه‌نویسی و در یک محیط گرافیکی، طراحی و مدل‌سازی کنید.

2. پشتیبانی از نسخه موبایل

در دورانی که به علت شیوع ویروس کرونا دورکاری رایج شده، قابلیت جابجایی بیش از گذشته اهمیت دارد و کارکنان باید بتوانند وظایف خود را در هر مکانی انجام دهند. یک راهکار اتوماسیون مبتنی بر پردازش ابری و با قابلیت پشتیبانی از نسخه موبایل، با داشتن امنیت و همیشه در دسترس بودن، این امکان را فراهم می‌کند.

3. یکپارچگی

یکی از بزرگترین چالش‌هایی که سازمان‌ها هنگام تلاش برای خودکارسازی فرآیندهای خود با آن روبرو هستند، یکپارچه کردن نرم‌افزارها و برنامه‌های مختلفی است که از آنها استفاده می‌کنند. سیستم اتوماسیون اداری شما باید به سادگی با سایر ابزارهای شما مانند نرم‌افزارهای بازاریابی ایمیلی و سیستم CRM تان کار کند.

4. مجوزهای دسترسی و امنیت

برای محافظت از امنیت سیستم‌های خود، باید بتوانید مجوزهای دسترسی را در سرتاسر سازمان تعریف کنید و سیستم‌های اتوماسیون اداری این نیاز را برطرف می‌کنند. راهکار‌های مبتنی بر پردازش ابری ویژگی‌های امنیتی پیشرفته‌تری را نیز برای محافظت داده‌های شما در برابر خطرات خارجی ارایه می‌دهند.

کلام آخر

در این مقاله متوجه شدید که اتوماسیون اداری چه کمکی به کسب و کار ‌شما می‌کند و با مزایای آن آشنا شدید. استفاده از سیستم‌‎های اتوماسیون در کسب و کارها به میزان زیادی در زمان و هزینه سازمان‌ها صرفه‌جویی می‌کند و به آنها اجازه می‌دهد تا نیروی کار خود را بر مسائلی متمرکز کنند که برای سازمان مهم‌تر است.

همچنین در این مقاله، شرکت فراگستر را به عنوانی پیشرو بازار اتوماسیون اداری در ایران معرفی کردیم. این مجموعه علاوه بر ارائه ویژگی‌های اصلی نرم‌افزارهای اتوماسیون که در فوق ذکر شد، ماژول‌هایی را برای مشتریان خود طراحی کرده است که قابلیت‌های بسیار بیشتری مانند چندسازمانی را با توجه به نیاز آنها، برایشان فراهم می‌کند. برای اطلاعات بیشتر می توانید از سایت این شرکت به نشانی www.faragostar.net بازدید کنید.